Welkom in de KSA Hemen! We wensen jou en je groep een fijn verblijf toe. Wij waarderen en respecteren de eigenheid van elke groep, dus vragen we datzelfde respect ook voor onze accommodatie, onze mensen en onze omgeving. Om een goede verstandhouding te garanderen, lijsten we hieronder onze afspraken op.

Algemeen

De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst met KSA Hemen vzw voor de huur van de jeugdverblijven Monsalvaet, Parsifal en Lanceloot, gelegen in de Schomminkelstraat 20 en 22 in Westouter. Daarnaast maakt dit Huishoudelijk Reglement onlosmakelijk deel uit van de huurovereenkomst en is het dus integraal van kracht tijdens het verblijf in de accommodatie. Door het aangaan van de overeenkomst verklaart de huurder kennis te hebben genomen van zowel de Algemene Voorwaarden als het Huishoudelijk Reglement en deze zonder voorbehoud te aanvaarden.

In onze accommodatie is veel mogelijk, maar de grenzen worden bepaald door dit Huishoudelijk Reglement en de afspraken die gelden in onze samenleving. Klachten, vaststellingen of interventies door wangebruik of overlast door de gebruikers van onze KSA-hemen, zetten onze werking en de omgeving onder druk en laten we daarom niet zonder gevolg. Alle toewijsbare kosten worden verhaald op de groep die ze heeft veroorzaakt. Bij herhaling van inbreuken op het reglement na een eerdere waarschuwing door onze medewerkers of andere autoriteiten, kan de waarborg integraal ingehouden worden. Zware of herhaaldelijke inbreuken door verenigingen signaleren we aan de koepelorganisatie en de gemeentelijke diensten van de thuisgemeente. Bij strafbare feiten volgt een onmiddellijke aangifte bij de politie.

In onze jeugdverblijven gelden volgende regels:

1. Verblijven in de jeugdverblijven is enkel bedoeld voor (re)creatieve, educatieve en maatschappelijk georiënteerde groepsactiviteiten. Groepen kunnen er niet terecht voor activiteiten zoals feesten, fuiven, een cantus of ontgroening.
2. KSA Hemen vzw biedt geen diensten aan, bij een meerdaags verblijf staat de groep zelf in voor maaltijden en de schoonmaak.
3. De groep kan niet groter zijn dan de maximale toegestane capaciteit van de accommodatie, zoals vermeld op de huurovereenkomst. Overnachten in tenten (max. 24 personen) kan enkel wanneer Parsifal en Monsalvaet samen gehuurd worden, alsook op de daartoe aangewezen plaats.
4. Het aankomstuur voor je groep is vermeld op het huurcontract, afwijken kan enkel mits tijdige aanvraag en nadrukkelijk akkoord van KSA Hemen vzw.
5. Zijn niet voorzien in het logies en verplicht zelf mee te brengen: slaapzak of deken, hoeslaken en kussensloop voor elke deelnemer, poetsproducten en toiletpapier (poetsmateriaal is wel ter beschikking).
6. Bezorg de verplichte deelnemerslijst digitaal via [email protected]. KSA Hemen vzw is gebonden aan de wet van 1 maart 2007 "houdende diverse bepalingen" (artikel 141 tot 147). De wetgeving verplicht ons om deze gegevens op te vragen, wij gebruiken ze niet voor andere doeleinden. Geef eventuele wijzigingen in de deelnemerslijst bij aankomst door aan onze medewerkers. Op basis van de ontvangen gegevens worden de extra kosten (energie, water, afvalverwerking) via het afgesproken tarief per persoon na jullie verblijf verrekend.
7. Registreer je groep bij de gemeente Heuvelland, zoals bepaald door het politiereglement. Via deze link dient ook de aanvraag van een kampvuur (zie ook verder), een fakkeltocht of nachtspel verplicht te gebeuren. Op deze webpagina kan je bovendien alle gemeentelijke info vinden.
8. KSA Hemen vzw doet er alles aan om jouw groep bij aankomst een correcte accommodatie aan te bieden. Afwijkingen op de inventaris, een defect of schade blijven mogelijk. Je groep kan dit tot uiterlijk een uur na aankomst aan onze medewerker melden. Daarna worden vastgestelde tekorten of defecten zonder discussie toegewezen aan je groep en aan kostprijs aangerekend.
9. Onze accommodatie voldoet aan de veiligheidsnormen, maar in nood is het aan jouw groep om snel en goed te handelen. Neem de veiligheidsinstructies in de inkomhal van elk gebouw grondig door. Duid een verantwoordelijke voor de evacuatie en voor brandbestrijding aan. Deze voorschriften kunnen levens redden: elke vluchtweg moet vrij blijven van elk obstakel, een deurpomp moet de deur dicht houden, forceer ze niet om open te blijven, ga omzichtig om met vuur (geen kaarsen binnen), laat geen batterijen onbewaakt opladen (ook niet van de GSM).
10. De KSA-hemen liggen in een dorpskern met fijne buren. Om het voor iedereen aangenaam te houden geldt een verbod op geluidsinstallaties buiten de gebouwen. Enkel functioneel gebruik van geluidsversterking is voor een beperkte tijdspanne toegestaan tussen 8.00 en 22.00 uur. In Monsalvaet kan de verblijvende groep enkel de aanwezige professionele geluidsinstallatie gebruiken. Eigen geluidsversterking is daar niet toegelaten, behoudens na schriftelijk akkoord op een aangevraagde afwijking.
11. Voor wie in de KSA-hemen verblijft, geldt het lokale politiereglement. Denk vooral aan:
    * avondstilte vanaf 22.00 uur;
    * na zonsondergang niet in het bos;
    * geen kampvuur/nachtspelen/fakkeltochten zonder toestemming;
    * ruiltochten zijn verboden.
12. Plaats geen auto's op het domein. Parkeer bij voorkeur niet in de straat, maar op de ruime parking naast Monsalvaet. De Schomminkelstraat is smal en dus niet voorzien voor veel verkeer. Organiseer een vlot verloop van het afzetten en ophalen van je groep, wij hebben daartoe een handige infofiche. 
13. Maak enkel gebruik van de priklatten voor punaises (geen nietjes of spijkers). Gebruik enkel afplaktape, geen ander plakband. Bevestig niks aan de ophanging van de akoestische platen. Herstellingen na schade door je groep worden aangerekend.
14. Buiten kan enkel het tuinmeubilair gebruikt worden. Gebruik de matrassen en kussens dan weer enkel binnen de slaapzaal.
15. Breng alle afval gesorteerd naar de aangegeven verzamelplaats. KSA Hemen vzw voorziet in reguliere afvalophaling (restafval, papier en karton, GFT en PMD). Voor alle andere afval staat de groep zelf in. Goed sorteren is belangrijk, een opgelegde boete en/of overlast door geweigerde ophaling wordt aangerekend.
    Hoe sorteren en waarheen met afval? Dat vertellen we je hier.
    
16. Je groep staat zelf in voor de schoonmaak. De gehele accommodatie moet proper zijn voor het vertrekuur zoals vermeld in de huurovereenkomst. Vermijd extra poetskosten door gebruik te maken van de checklist voor de schoonmaak, te vinden in de keuken. Denk daarbij aan:
    * alle lokalen en het domein ordelijk en proper verlaten;
    * meubels terug plaatsen zoals aangegeven in het betreffende lokaal (zie fotokader);
    * kasten in keuken en refter: alles goed afwassen en ordelijk de juiste kast terug plaatsen;
    * koelkast en diepvries: elektriciteit uitschakelen (niet tijdens juli en augustus), uitwassen en deuren open laten.
17. Verloren voorwerpen blijven maximaal 1 maand beschikbaar. Wie materiaal van het heem per vergissing meeneemt, moet dit binnen de week terugbrengen om een toeslag te vermijden.
18. Een medewerker zwaait jullie uit. Voor het vertrek moet een eerste snelle controle van de accommodatie gebeuren, met eventuele aanwijzingen die extra poetskosten kunnen voorkomen. De vaststellingen op het vertrekmoment zijn evenwel nooit definitief. KSA Hemen vzw behoudt zich het recht de eigenlijke afrekening te bepalen op basis van de vaststellingen tussen het vertrek van jouw groep en een uur na de aankomst van de volgende groep (die eventuele verborgen gebreken kan melden).
19. KSA Hemen vzw verwerkt persoonsgegevens om de uitvoering van de huurovereenkomst mogelijk te maken. In de privacyverklaring (https://ksahemen.be/algemene-info/voorwaarden-en-privacy/privacyverklaring) informeert KSA Hemen vzw over de wijze waarop zij persoonsgegevens verwerkt. KSA Hemen vzw houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Belgische Uitvoeringswet van 30 juli 2018.
20. Heb je een klacht over je verblijf? Je kan deze (en eventuele suggesties ter verbetering) altijd aan ons melden via [email protected]. Verloopt dat moeilijk, dan kan je bij Centrum voor Jeugdtoerisme terecht (www.cjt.be) om via bemiddeling tot een oplossing te komen. De regelgevende instantie Toerisme Vlaanderen kan je contacteren op [email protected] of op +32 2 504 04 00.

Extra faciliteiten

• De twee benedenzalen van Monsalvaet zijn enkel tijdens de zomermaanden één grote ruimte. Heb je buiten de zomer toch de grote ruimte nodig voor de geplande activiteiten, vraag dat dan minstens een week voor je aankomst aan.
• Barbecue is beschikbaar op aanvraag ([email protected]). Proper achter te laten... Kolen worden met water geblust en minstens 12 uur later (om nasmeulen te voorkomen) aan het restafval toegevoegd.
• De Graalkapel, toegankelijk via Monsalvaet, is voor alle verblijvende groepen beschikbaar voor 'stille momenten'. Vraag het gebruik minstens een week voor je aankomst aan.
• Zware elektrische toestellen en toestellen op gas (bijkomende diepvries, elektrische verwarming...) mogen niet aangesloten worden. Uitzonderingen kunnen enkel na afspraak en tegen een eventuele meerprijs.
• Er is geen (kamp)vuur mogelijk op het terrein van de KSA-hemen, er is een kampvuurplaats in het dorp. Een aanvraag (zie eerder) is noodzakelijk.

Download hier Ons Huishoudelijk Reglement (NL en FR versie).